Comentamos logo no início a importância das regras, não é mesmo? A ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
Por isso, as regras da portaria devem estar presentes no regimento interno condominial e devem ser apresentadas aos funcionários durante o treinamento. Assim, quando um morador ou mesmo o próprio porteiro quebrar as regras, o síndico pode utilizar o documento como base.
É fundamental que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada de condomínio, cadastro de prestadores de serviços, recebimento de encomendas, além dos deveres do porteiro.
Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça normas adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio. Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

Após a falta de regras, o segundo erro desta lista é a ausência de qualquer treinamento para o porteiro. Isso pode acarretar em falhas graves que ameaçam a segurança dos moradores, causar constrangimentos ou mesmo brigas entre o funcionário e os moradores.
O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental. É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico. Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode vir a custar caro.
Quando o porteiro possui à disposição câmeras, sistemas de identificação, softwares e aplicativos que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.
Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes. Os custos desse tipo de ferramenta podem não ser tão bem recebidos pelos moradores em um primeiro momento, porém é tarefa do síndico esclarecer a importância deles para a rotina condominial. Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

Este é um erro bastante frequente, principalmente em condomínios que possuem um alto fluxo de pessoas. No entanto, essa atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio.
É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle. A ausência de supervisão da portaria poderá resultar na entrada de desconhecidos dentro do prédio que podem render o porteiro ou seguranças e isso é algo que ninguém quer, não é mesmo? Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

Uma situação bastante recorrente em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas a eles. Afinal, quem nunca flagrou o porteiro realizando um favor para um morador?
Esses desvios de função vão desde o auxílio aos moradores com as compras, manobrar um carro na garagem até a entrega de encomendas e delivery diretamente na porta das unidades.
Apesar de recorrente, esse é um erro gravíssimo que pode acarretar em falhas na segurança. Além disso, esse tipo de prático acaba atrapalhando a entrada e saída de pessoas no condomínio.
O porteiro deve estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade sem medo de precisar dizer “não” para um morador.
Para que isso aconteça com tranquilidade, é importante deixar claro aos moradores quais são os deveres do porteiro e relembrar para que não tentem usar o profissional como um ajudante de todos. Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

Em certos condomínios, é comum que a portaria fique vazia de tempos em tempos. Na maioria das vezes, isso ocorre justamente porque o porteiro foi desviado da sua função – como citamos no item anterior.
Se não é o caso de desvio de função, é provável que a portaria esteja vazia, pois o funcionário está em momento de intervalo ou foi ao banheiro.
Para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações. Por isso, quando forem criadas regras para o bom andamento da portaria, é necessário pensar nos detalhes que colocação exige.
Uma sugestão para evitar que a portaria fique abandonada é organizar um revezamento de porteiros, assim um cobre a ausência do outro nos momentos de intervalo ou necessidades. Outra opção é contar com um funcionário auxiliar que possa cobrir esses momentos, como o zelador, por exemplo. Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, especialmente em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio.
Hoje, com os smartphone essa questão ganha outras proporções. O uso de celulares durante o período de trabalho pode causar erros que podem colocar em risco a segurança dos moradores.
Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição. Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém é essencial frisar que não é tarefa do porteiro entregar pessoalmente os pacotes deixados na portaria.
É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas. Em caso de problemas com isso, indicamos que o síndico aproveite para relembrar os condôminos sobre esse detalhe através de comunicados. Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.
A portaria virtual pode uma opção nesses casos, ajudando ao porteiro com número de visitantes e placas dos veículos. Além disso, é preciso orientar o profissional a fazer a checagem visual das pessoas que estão dentro dos veículos. Através do Sistema TCA seu condominio converte toda esta experiência em inteligência facilitando sua vida e principalmente garantindo o sucesso dos processos que no modelo convencional infelizmente nao é realidade muito menos regra.

Semelhante ao item 8, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros. Consequentemente, isso pode trazer muita dor de cabeça para o condomínio.
Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio. Logo, é importantíssimo que o síndico atente isso ao treinar os porteiros contratados.